Procédure et formalités administratives pour la construction de centres d’hébergement à coûts modiques pour gens âgés du Québec

Introduction

L’objet de ce cahier de bien-être des gens âgés est de spécifier et d’expliciter la procédure à suivre par les promoteurs de projets-construction en conformité du programme de développement des centres d’hébergement et de  soins de garde à coûts modiques pour les personnes âgées du Québec.  Il retrace l’ensemble des formalités à remplir aux divers stades d’élaboration et de réalisation des projets.  Ces formalités tiennent compte à la fois des besoins de logement et soins des personnes âgées et de la nécessité de maintenir les coûts de construction et d’opération à un niveau compatible avec les modestes moyens de la plupart d’entre elles.  Trois étapes caractérisent cette procédure.  Ces étapes, aussi importantes les unes que les autres, seront prises en considération par toutes les personnes qui sont directement ou indirectement concernées par un projet-construction pour gens âgées.

I) Première étape : établissement du besoin

a) Soumission des projets au ministère de la Famille et du Bien-Être social

Le ministère, appelé d’une part à contribuer en vertu de la Loi de l’assistance publique aux paiements des frais d’hébergement et de soins des personnes âgées dans le besoin et à émettre d’autre part des autorisations d’opérer aux institutions tant en vertu de la Loi de l’assistance publique qu’en vertu de la loi des hôpitaux privés, a été amené à évaluer les besoins d’hébergement et de soins des personnes âgées.  À cet effet le Ministère a établi une procédure permettant la mise en place de centres d’hébergement et de soins conformes aux besoins constatés et vérifiés dans chaque localité.  C’est pourquoi tout projet de nouvel établissement ou de modification et d’agrandissement à un établissement existant doit lui être soumis.  Une première demande devra être rédigée par les promoteurs d’un projet et adressée à la Direction Générale des Services aux personnes âgées et autres adultes du ministère de la Famille et du Bien-Être social.  Elle comprendra un exposé le plus complet possible des raisons qui ont conduit les promoteurs à prendre l’initiative de construire, réaliser, créer, transformer, aménager ou agrandir le projet du centre d’hébergement à coûts modique envisagé.  Les promoteurs exposeront également les modalités suivants lesquelles ils envisagent procéder pour mener à bien leur projet.  Sans l’approbation préalable du ministère de la Famille et du Bien-Être social concernant le projet soumis, aucune réalisation ne pourra être entreprise.  Toutes modifications ou ajustements subséquents à la description initiale du projet, soit dans a conception, soit dans ses prévisions de réalisations ou autres aspects, doivent être rapidement communiqués par écrit à la Direction Générale des Services aux personnes âgées et autres adultes pour approbation.

b) Examen initial des projets demandés

La Direction Générale des Services est chargée de faire un premier examen des projets présentés.  La Direction Générale adressera, s’il y a lieu, un formulaire de requête qui vise à déterminer de façon systématique le bien-fondé du projet soumis par les promoteurs.  Ce formulaire s’attache à recueillir des renseignements de base sur tout projet d’aménagement des ressources de logement pour personnes âgées.  En plus de permettre l’exposé des principales caractéristiques du projet, ce formulaire comprend une liste d’attente des futurs usagers qui peut être dressée en consultation avec les organismes de bienfaisance de la localité et sur laquelle se fonde la prétention du besoin.

C’est à partir de l’examen de cette liste d’attente que La Direction Générale des personnes âgées et autres adultes identifiera l’existence et la nature du besoin de logement dans la localité.  Elle effectuera elle-même dans tous les cas une étude et une analyse objective par laquelle elle vérifiera le bien-fondé de la demande d’hébergement constatée dans la localité.

Les résultats de cette analyse méthodique du besoin permettront à la division des personnes âgées de recommander au ministère l’étude plus poussée de la requête.  Ces résultats seront transmis le cas échéant à la Société d’hypothèques et de logement.

II) Deuxième étape : mise au point des projets

a) Examen du site et soumission d’esquisses sommaires

Après identification objective et vérification méthodique du besoin local de logement par le ministère, les promoteurs lui soumettront une demande d’approbation du lieu d’emplacement prévu pour le projet.  Cette demande doit faire l’objet d’une étude préalable de leur part qui prend en considération :

-       Le coût et la superficie des terrains propices à la mise en place du projet.

-       Les règlements de zonage et plans d’urbanisme afférents à l’emplacement retenu.

-       Les services municipaux d’égoûts, d’aqueduc, etc.

-       L’exposition, le climat et l’orientation du lieu choisi.

-       La proximité des églises, des magasins, du bureau de poste, services de transports et hôpitaux existants ou en voie de création.

-       Les espaces environnants propices à des réajustements ultérieurs du projet-construction.

L’examen du projet-construction proprement dit ne pourra s’engager de façon sérieuse tant que le site proposé ne sera pas jugé acceptable par le Ministère de la Famille et du Bien-Être social et la Société centrale d’hypothèques et de logement dans les cas où cette société  de la Couronne est appelée à participer au financement de la construction.

Une proposition de centre d’hébergement implique d’abord une certaine conception globale de laquelle découlent nombre d’idées quant à l’utilisation et à la distribution des locaux et aux dispositifs de sécurité.  Ces idées devront être discutées entre les promoteurs et leur architecte et produites sous forme d’esquisses sommaires.  De telles esquisses doivent être soumises au Ministère de la Famille et du Bien-Être social pour approbation et à la Société centre d’hypothèques et de logement, si cette dernière est appelée à consentir un prêt à la construction.  Une fois l’examen du site et celui de l’esquisse sommaire complétés, le ministère et la Société centre d’hypothèque et de logement (ou toute autre institution) autoriseront les promoteurs à procéder à la préparation de plans et devis préliminaires.

b) Étude et examen financier du projet

Les promoteurs devront soumettre au ministère et à la Société centrale d’hypothèques et de logement (ou autre institution prêteuse) des plans et devis préliminaires pour permettre l’évaluation des coûts de construction et d’opération d’après les formulaires appropriés disponibles au ministère de la Famille et du Bien-Être social et à la Société centrale d’hypothèques et de logement (et aux autres institutions prêteuses).  Les résultats de l’étude et de l’examen des aspects financiers du projet permettront d’établir le montant approximatif du prêt, le montant du capital à investir par les promoteurs ainsi que les coûts d’opération du projet.

d) Demande officielle de prêt

Les promoteurs soumettront à la Société centrale d’hypothèques et de logement, à l’aide de formulaires fournis par celle-ci, toutes les données requises pour une demande officielle de prêt.

d) Appel de soumissions publiques

Pendant que la société prêteuse étudie la demande de prêt, les promoteurs font un appel de soumissions publiques et en communiquent les résultats au ministère par écrit avant l’adjudication des contrats.   L’appel de soumissions publiques devrait indiquer que les promoteurs se réservent le droit d’accepter ou aucune des soumissions dans les 60 jours.  À l’aide des résultats de la soumission publique, le ministère et les promoteurs décideront s’il y a lieu de poursuivre le projet plus avant ou si des modifications sont nécessaires pour en assurer la rentabilité.  L’adjudication des contrats se fait, à moins de circonstances très particulières, au plus bas soumissionnaire.  Une fois l’acceptation finale du projet reçue par écrit, les promoteurs pourront commencer les travaux suivant les spécifications de la société prêteuse.

III) Troisième étape : conditions de réalisation des projets

La réalisation des projets est soumise, en outre, à un certain nombre de conditions tant avant qu’après la construction.

a) Avant la construction

Avant la construction, les promoteurs devront se constituer en corporation sans but lucratif, s’être assurés d’un financement économique et satisfaisant, avoir recueilli la mise de fonds initiale et avoir fait approuver leurs plans et devis par les autorités compétentes.

1) Constitution en corporation sans but lucratif

Tout regroupement social, institution de charité, groupe religieux, corps public ou autre ayant obtenu l’autorisation de réaliser un projet-construction pour personnes âgées, a le devoir de se former en corporation à but non lucratif.

Cette démarche est donc préalable à toute demande de prêt aux organismes prêteurs tels la Société centrale d’hypothèques et de logement, les banques, compagnies de finance et à toute organisation de campagnes de souscription publique.

Pour s’incorporer aux termes de la troisième partie de la Loi des compagnies de la Province de Québec, il y aura lieu, pour les promoteurs, d’adresser leur requête au Secrétariat de la province (S’adresser au Service des Compagnies, Secrétariat de la province, Hôtel du Gouvernement, Québec, P.Q.) et d’y joindre la recommandation émise à cet effet par le ministère de la Famille et du Bien-Être social.  Il va  de soi que les noms des membres appelés à faire partie des conseils d’administration de corporations soient communiqués au ministère préalablement à leur mise en nomination officielle.

Parmi les objets de la corporation, les promoteurs devront s’assurer que la charte spécifie pour celle-ci le droit d’emprunter, de construire, d’être propriétaire d’un centre d’hébergement à coûts modiques conforme au programme de bien-être social pour personnes âgées et d’assumer l’administration éventuelle du centre d’habitation en question.

2) Modalités de financement des projets-construction

Le financement de la construction des centres d’hébergement peut être fait de diverses façons.  La nouvelle politique ne prévoit pas de subvention directe de la province à la construction comme telle.  Le gouvernement du Québec favorise cependant l’adoption de modalités de financement les plus économiques possibles.

Pour la plupart des promoteurs, les moyens le plus efficace et le plus économique de financement est de se prévaloir des dispositions nouvelles de la Loi nationale sur l’Habitation.  L’article 16-A (1964) de cette Loi prévoit des prêts avantageux (90% de la valeur) à longs termes (40 et 50 ans) et à des taux d’intérêts les plus bas sur le marché, à des corporations sans but lucratif pour construire, réaliser, aménager ou agrandir des centres d’hébergement pour gens âgés.

3) Mise de fonds initiale

Les promoteurs doivent, en outre, recueillir une mise de fonds initiale équivalant à au moins 10% du coût de la construction  et un montant additionnel suffisant pour couvrir les frais d’ameublement et établir un fonds de roulement.  Ils peuvent la recueillir des citoyens, des corps publics locaux conscients de la responsabilité des communautés locales vis-à-vis leurs personnes âgées.  Le projet ne pourra pas procéder tant que la preuve de l’existence de la mise de fonds initiale n’aura pas été faite.

4) Plan et devis

Les plans et devis devront être conformes aux normes et règlements de construction de la municipalité, de la province de Québec (On peut se procurer ces règlementations et normes de construction en s’adressant à la Direction des Services techniques de Sécurité, Ministère du Travail, Hôtel du Gouvernement, Québec 4, P.Q.) et à la Société centrale d’hypothèques et de logement, si cette dernière est partie de la réalisation.  Le ministère de la Famille et du Bien-Être social transmettra au ministère du Travail le dossier des promoteurs, afin qu’il soit procédé à la vérification de la conformité des plans soumis avec les normes de construction fixées par ce ministère.  Les promoteurs doivent obtenir un permis de construire de la municipalité, si tel permis est requis.

5) Après la construction : délivraison de permis d’opération

Une fois la construction achevée, en conformité des normes de construction existantes à la satisfaction des autorités municipales, de la Direction des services techniques de sécurité du gouvernement du Québec et de la Société centrale d’hypothèques et de logement, la corporation signe deux conventions : la première, avec la Société centrale d’hypothèques et de logement, suivant ses exigences, et la seconde, concernant l’administration générale du centre, l’observance des normes de soins et des règlements d’hygiène et de sécurité, la production des rapports comptables appropriés ainsi que la procédure d’admission des pensionnaires, avec le ministère de la Famille et du Bien-Être social.

Un permis d’opération du centre d’hébergement sera accordé sous la signature du ministre et du sous-ministre du ministère de la Famille et du Bien-Être social.

Toutes les admissions de vieilles personnes se feront dorénavant sur la recommandation écrite des organismes de bienfaisance locaux qui sont véritablement en mesure d’apprécier et d’évaluer la nécessité du placement des personnes âgées qui leur sont référées.  Cette appréciation des organismes de bienfaisance qui rend justifiable le placement devrait être faite à partir d’une étude complète de la situation et comprendre des visites qui seront effectuées au domicile des personnes âgées requérant le placement.  De plus, il incombe à l’organisme de bienfaisance, une fois effectué le placement comme recours à une mesure de dernière instance dans la localité qu’il dessert, de continuer à suivre les personnes âgées placées par son entremise.  Il facilitera ainsi l’adaptation des gens âgés au centre d’hébergement.  L’organisme de bienfaisance devra réexaminer périodiquement la situation socio-économique et de santé des personnes placées et faciliter au besoin le passage d’un type d’institution à un autre plus adéquat.  Ainsi, lorsque seront constatées des modifications importantes au niveau de la situation des personnes âgées par rapport à la situation qui tait la leur au moment du placement, l’organisme de bienfaisance pourra formuler de nouvelles recommandations à la direction générale des personnes âgées et autres adultes.

Une révision conjointe  des cas placés pourra, à ce moment ou autrement à date périodique, être menée par l’organisme de bienfaisance et la direction générale des personnes âgées et autres adultes qui dégageront à nouveau les moyens les plus appropriés et les mieux adaptés au bien-être des gens âgées dont la situation socio-économique ou de santé s’est modifiée.

Ministère de la Famille et du Bien-Être social

René Lévesque, Ministre

Novembre 1964

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